قد تبدو لوحة المبيعات مكتملة، لكنها تعطي صاحب الشركة صورة خاطئة عن الأداء. تساعد شركة أبجد الشركات على تصميم التقارير حول القرارات المطلوبة، لا حول كل خانة تجمعها الأنظمة.
أهم النقاط
- افصل بين القرارات الإدارية والرؤية التشغيلية اليومية للفريق.
- ضع تعريفاً واضحاً لكل مقياس مبيعات قبل عرضه.
- اربط كل تنبيه بإجراء محدد ومسؤول وموعد مراجعة.
- اختبر التقارير على صفقات حقيقية قبل الاعتماد عليها.
الخطأ الأول: لوحة واحدة للجميع
يحتاج صاحب الشركة إلى معرفة ما إذا كان أداء المبيعات يدعم السيولة والطاقة التشغيلية وخطط النمو. أما مدير المبيعات فيحتاج إلى رؤية الفرص المتوقفة والمتابعات وعبء العمل. جمع الرؤيتين في لوحة واحدة ينتج عادة تقريراً مزدحماً لا يخدم أياً منهما جيداً.
أنشئ واجهات مختلفة تستند إلى مصدر بيانات موحد. يجب أن تجيب واجهة الإدارة عن أسئلة مثل: ما الذي تغير؟ ولماذا؟ وما القرار المطلوب؟ أما واجهة الفريق فعليها أن توضح ما يحتاج إلى متابعة اليوم.
الخطأ الثاني: استخدام مصطلحات مألوفة بلا تعريف ثابت
قد تعني عبارات مثل العميل المحتمل المؤهل، والفرصة النشطة، والصفقة المكتسبة، ومعدل التحويل أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين. وعندما تتغير التعريفات، تصبح المقارنات غير موثوقة ويتحول النقاش إلى جدال حول التقرير نفسه.
اكتب تعريفاً مختصراً بجوار كل مقياس مهم، واتفق على مصدره وفترته الزمنية والاستثناءات التي تنطبق عليه. توصي شركة أبجد بمراجعة الأسئلة التالية:
- ما الحدث الذي ينقل السجل إلى هذه الفئة؟
- من المسؤول عن تحديثه؟
- أي تاريخ يحدد فترة التقرير؟
- ما البيانات التي يجب استبعادها أو تصحيحها؟
الخطأ الثالث: قياس النشاط بدلاً من حركة المبيعات
قد توضح المكالمات والرسائل والاجتماعات حجم الجهد، لكنها لا تثبت بالضرورة تقدم الصفقة. وقد يخفي تقرير مليء بالأنشطة ضعف التأهيل أو تأخر العروض أو بقاء الفرص في مكانها مدة طويلة.
التقرير المفيد هو الذي يجعل القرار التجاري التالي أوضح، لا الذي يثبت فقط وجود البيانات.
وازن بين النشاط وحركة الفرص داخل مسار المبيعات. اعرض انتقالات المراحل، والمدة في كل مرحلة، والإجراءات المتأخرة، وقيمة الفرص التي لديها خطوة تالية واضحة وقابلة للتنفيذ.
الخطأ الرابع: اعتبار لوحة المعلومات منتجاً نهائياً
تتغير تقارير المبيعات عندما تتغير عملية البيع أو الأنظمة أو المسؤوليات. وقد تتحول لوحة كانت مفيدة إلى سبب لإدخال بيانات رديئة أو لتشجيع سلوك لا يخدم النتائج.
راجع اللوحة مع مستخدميها واختبر ما إذا كانت كل واجهة تقود إلى إجراء. ويمكنك اتباع هذا الفحص العملي:
- اختر مجموعة من الصفقات الحقيقية والحديثة.
- قارن ما تعرضه اللوحة بالسجلات الأصلية.
- حدد البيانات الناقصة أو المكررة أو القديمة.
- احذف المقاييس التي لا تغير أي قرار.
- عيّن مسؤولاً وموعداً لكل تصحيح مطلوب.
الخطوة التالية: حوّل التقرير إلى روتين إداري
ابدأ بالقرارات التي تريد اتخاذها، ثم صمم المقاييس والتعريفات والواجهات التي تدعمها. يمكن لشركة أبجد مراجعة بنية تقارير المبيعات لديك، وربط الأنظمة ذات الصلة، وبناء لوحة يستخدمها فريقك بثقة. تواصل مع شركة أبجد لتحديد أول تحسين في التقارير.
تعمل أبجد، أو ابجد، وAppjad على تحويل البيانات المتناثرة إلى رؤية عملية تساعد أصحاب الشركات على اتخاذ قرارات أوضح.
