تصبح سياسة الذكاء الاصطناعي مفيدة عندما توجه القرارات اليومية: ما الذي يمكن للموظف إدخاله، وما الذي يحتاج إلى مراجعة، وماذا يحدث عند وقوع خطأ. تساعد شركة أبجد أصحاب الشركات على تحويل المبادئ العامة إلى ضوابط تشغيلية واضحة يمكن للفريق تطبيقها بثقة.
أهم النقاط
- صنّف المعلومات قبل تحديد الأدوات التي يمكن استخدامها معها.
- حدد مستويات المراجعة للمخرجات التي تؤثر في الأشخاص أو المال أو السمعة.
- عيّن مسؤولاً عن كل أداة واستخدام واستثناء.
- أنشئ مساراً واضحاً للإبلاغ والاستجابة قبل إطلاق أي استخدام.
لا تكتب سياسة لا يستطيع فريقك تطبيقها
من الأخطاء الشائعة إعداد وثيقة واسعة تتحدث عن الخصوصية والمسؤولية من دون تعليمات تشغيلية. عندها يفسر الموظفون القواعد كلٌ بطريقته، ويستخدمون أدوات مختلفة بمستويات متفاوتة من المخاطر.
اكتب القواعد حول الأعمال الفعلية. ولكل استخدام معتمد، وضّح الأداة المسموح بها، ونوع المعلومات، والفحوص المطلوبة، والشخص المسؤول، وطريقة التصعيد.
- حدد المهمة والأشخاص المشاركين فيها.
- حدد المعلومات التي تحتاجها المهمة.
- وضح شكل المخرج المقبول ومن يراجعه.
- سجل الإجراء المطلوب عندما تكون النتيجة ناقصة أو خاطئة.
صنّف المعلومات قبل إدخالها في أداة الذكاء الاصطناعي
يركز أصحاب الشركات أحياناً على الأداة ويتجاهلون طبيعة المعلومات المدخلة. فوصف منتج منشور للعموم يختلف عن سجل عميل أو ملف موظف أو عقد أو خطة تجارية سرية.
توصي شركة أبجد بتصنيف عملي يفهمه الموظفون ويستخدمونه. يجب أن توضح السياسة الفئات المسموح بها والمقيدة والممنوعة، والموافقة اللازمة لأي استثناء.
- عامة: معلومات معدة للنشر العام.
- داخلية: مواد الشركة المعتادة التي تحتاج إلى وصول منضبط.
- سرية: معلومات تجارية أو خاصة بالعملاء والموظفين وتتطلب بيئة معتمدة.
- مقيدة: معلومات لا يجوز إدخالها دون تصريح وضوابط واضحة.
الاستخدام الآمن للذكاء الاصطناعي منظومة قرارات، وليس وثيقة محفوظة في مجلد مشترك.
ضع المراجعة البشرية عند نقاط التأثير الحقيقي
من الأخطاء اعتبار الإشراف البشري إجراءً شكلياً في النهاية. إذا لم يعرف أحد متى تجب المراجعة، فغالباً ما ستتقدم السرعة على حسن التقدير.
حدد نقاط المراجعة بحسب أثر القرار، لا بحسب نوع الذكاء الاصطناعي. قد يحتاج ملخص داخلي إلى تدقيق سريع، بينما تحتاج رسالة للعميل أو توصية وظيفية أو قرار مالي إلى مراجع محدد ومسؤول.
- ميز المخرجات التي قد ترسل إلى خارج الشركة.
- تحقق من الوقائع والمصادر والحسابات والصلاحيات.
- امنع التنفيذ التلقائي عندما يؤثر القرار في الحقوق أو الوصول أو المال أو السمعة.
- سجل اسم المراجع والقرار النهائي في الاستخدامات الحساسة.
اضبط الأدوات والحسابات ومخاطر الأطراف الخارجية
لا يجعل استخدام أداة معتمدة مرة واحدة العملية آمنة بالكامل. يجب أن يعرف صاحب الشركة من أنشأ الحساب، ومن يملك الوصول، وما الذي يحتفظ به مزود الخدمة، وكيف يمكن إغلاق الحساب أو تسليمه.
تنصح أبجد بإنشاء سجل محدث لأدوات الذكاء الاصطناعي واستخداماتها. راجعه عند تغير شروط المزود أو سير العمل، أو عند بدء الفريق باستخدام الأداة لغرض جديد.
- عيّن مسؤولاً داخلياً عن كل أداة.
- استخدم حسابات تديرها الشركة وصلاحيات مبنية على الأدوار.
- راجع شروط الاحتفاظ بالبيانات واستخدامها والتصدير والحذف.
- ألغِ الوصول عند تغير الدور أو انتهاء العمل.
استعد للأخطاء والتسريبات والمخرجات المتنازع عليها
السياسة التي تصف الاستخدام المسموح فقط تظل ناقصة. يحتاج الفريق إلى طريقة سهلة للإبلاغ عن كشف غير مقصود أو مخرج مضلل أو وصول غير مصرح به أو شكوى من عميل.
يجب أن تحافظ الاستجابة على الأدلة من دون لوم الشخص الذي أبلغ عن المشكلة. ابدأ باحتواء الأثر، ثم قيّم المتضررين، وأشرك صاحب القرار، ووثق الإجراء التصحيحي.
- أوقف سير العمل المتأثر أو ألغِ الوصول عند الحاجة.
- سجل الأداة والمستخدم والمعلومات والمخرج المعني.
- قيّم الأثر التجاري والخصوصي وعلى العملاء.
- أبلغ المسؤول والمستشارين المعنيين.
- حدّث الضابط أو التدريب الذي لم ينجح.
اجعل السياسة جزءاً من الإدارة
راجع استخدام الذكاء الاصطناعي كما تراجع بقية المخاطر التشغيلية. تستطيع شركة أبجد مساعدتك في حصر الاستخدامات، وتصنيف المعلومات، وتحديد نقاط الموافقة، وبناء حوكمة عملية تتغير مع الأدوات والفرق.
تواصل مع شركة أبجد لتصميم إطار حوكمة للذكاء الاصطناعي يستطيع فريقك تطبيقه وتستطيع الإدارة مراجعته. ابجد، أو Appjad، تبني الضوابط حول واقع شركتك وقراراتها.
