رقمنة عملية واحدة ليست قرارا واحدا، بل سلسلة قرارات، وترتيبها أهم مما يتوقع كثير من أصحاب الشركات. في شركة أبجد (Appjad) رأينا شركات تستثمر في أنظمة برمجية ثم تبقى نفس التأخيرات قائمة، لأن المشكلة لم تكن في الأداة، بل في ما تم رقمنته ومتى وبأي ترتيب. في هذا المقال نستعرض الأخطاء الشائعة في هذا التسلسل وكيف تتجنبها.
أهم النقاط
- بسّط العملية على الورق قبل أن ترقمنها.
- ابدأ بعملية محددة ومتكررة، وليس بأصعب عملية.
- سجّل الوضع الحالي قبل أي تغيير لتثبت القيمة لاحقا.
- اختر الأداة بعد رسم سير العمل، وليس قبله.
رقمنة عملية لم يتم تنظيفها أصلا
الخطأ الأكثر شيوعا هو نقل عملية فوضوية إلى الشاشة كما هي. الرقمنة لا تصلح الخطوات غير الضرورية ولا الموافقات المكررة ولا المسؤوليات الغامضة، بل تجعلها أسرع وأصعب في التجاهل.
قبل اختيار أي أداة، ارسم العملية كما تجري فعليا اليوم، بما في ذلك الحلول المؤقتة التي يستخدمها فريقك. ثم بسّطها على الورق أولا.
- اكتب كل خطوة، حتى غير الرسمية منها.
- احذف الخطوات التي لا تضيف قيمة أو تكرر خطوة أخرى.
- وضّح من يوافق على ماذا، وفي أي نقطة.
- بعدها فقط فكّر في ما ينبغي رقمنته.
البدء بأصعب عملية بدلا من الأنسب
يختار كثير من الملاك أكثر عملية مؤلمة كأول مشروع رقمنة. الألم مؤشر، لكن التعقيد خطر. العملية التي تمتد عبر خمس إدارات وتعتمد على بيانات قديمة ولا تملك مالكا واضحا ستتعثر، وفشل مشروع واحد يجعل الفريق كله متشككا في المشروع التالي.
المرشح الأفضل للبداية هو عملية متكررة ومحددة ومرئية: تحدث كل أسبوع، لها بداية ونهاية واضحان، ونتائجها سهلة القياس. احقق النجاح فيها أولا، ثم انتقل إلى ما هو أكبر بثقة اكتسبتها.
الانطلاق دون قياس الوضع الحالي
إذا لم تعرف كم تستغرق العملية اليوم، فلن تستطيع إثبات أن رقمنتها أفادت. ومن دون قياس أساسي يصبح المشروع مسألة آراء، والآراء نادرا ما تدعم استثمارا ثانيا.
- سجّل المدة التي تستغرقها العملية اليوم في المتوسط.
- احسب كم شخصا يلمسها وكم مرة تنتقل بينهم.
- لاحظ أين تحدث الأخطاء أو إعادة العمل أكثر من غيرها.
في شركة أبجد نعتبر هذا القياس جزءا من مرحلة التشخيص، لا إضافة اختيارية. إنه ما يحوّل الإطلاق إلى نتيجة قابلة للقياس.
اختيار البرنامج قبل رسم سير العمل
خطأ متكرر آخر هو شراء أداة أولا ثم ملاءمة العملية لها لاحقا. النتيجة عادة خطوات إضافية وميزات غير مستخدمة، وفريق يعود بصمت إلى جداول البيانات.
اكتب سير العمل ومتطلباته قبل النظر إلى الموردين. ماذا يجب أن يفعل النظام، وبماذا يتصل، ومن يستخدمه، وما الذي يجب ألا يحدث أبدا؟ قائمة متطلبات مكتوبة قصيرة ستستبعد معظم الخيارات سريعا وتوفر عليك أشهرا من التجريب.
العملية المرقمنة لا تكون أفضل من العملية التي رقمنتها.
رقمنة كل شيء في إطلاق واحد
الرقمنة دفعة واحدة تبدو حاسمة، لكنها غالبا تفشل بصمت. التدريب ونقل البيانات والمقاومة تصل كلها في وقت واحد، وعندما يحدث خلل لا أحد يستطيع تحديد أي تغيير سببه.
نفّذ على مراحل بدلا من ذلك، ودع كل مرحلة تثبت نفسها قبل أن تبدأ التالية.
- رقمن مرحلة واحدة من العملية وشغّلها إلى جانب الطريقة القديمة.
- راجع النتائج مع من يستخدمها يوميا.
- صحّح ما كشفته المرحلة الأولى، ثم توسّع.
- أوقف الطريقة القديمة فقط عندما تستقر الطريقة الجديدة.
غياب مالك مسمّى بعد الإطلاق
كثير من مشاريع الرقمنة تنتهي عند الإطلاق، وهذا بالضبط momento الذي تبدأ فيه بالتدهور. تتراكم الأسئلة بلا إجابة، وتتراكم الحالات الاستثنائية، وينحرف النظام تدريجيا عن طريقة عمل الشركة الحقيقية.
قبل الإطلاق، سمّ شخصا واحدا داخل شركتك يملك العملية، ومسارا واحدا للدعم. اتفقوا على كيفية طلب التغييرات ومراجعتها. هذه ممارسة معتادة في شركة أبجد عند تسليم المشاريع: توثيق وجهة اتصال مسماة ومسار دعم، حتى يظل النظام في خدمة العمل بعد فترة طويلة من الإطلاق.
الخطوة التالية: ارسم عملية واحدة هذا الأسبوع
اختر عملية واحدة محددة في شركتك، وارسمها على الورق هذا الأسبوع، واحذف ما لا ينتمي إليها. إذا أردت شريكا ذا خبرة في تسلسل الرقمنة نفسه، تبدأ شركة أبجد (Appjad) كل تعاون بتشخيص قصير وعرض مكتوب يتضمن النطاق والجدول الزمني والسعر. تواصل مع أبجد لمراجعة أول عملية مرشحة لديك معا.
